Должностная инструкция офис менеджера

на рекламе, врачах и адвокатах не экономят

__________________________________

(наименование организации)

УТВЕРЖДАЮ

__________________________________

           (орган юридического лица (учредители)

_____________________________________________________

             (лицо, уполномоченное утверждать должностную инструкцию)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Офис менеджера

00.00.0000 № 00

_________                ___________________________

(подпись)                       (фамилия, инициалы)         

 

 

Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.

1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.

1.5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.

1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.

1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

• законодательными актами РФ;

• Уставом Компании;

• Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;

• Положениями об отделах Компании;

• приказами руководства;

• нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

• настоящей Должностной инструкцией.

1.8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.

1.9. Офис-менеджер должен знать:

• организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;

• положения, приказы и внутренние процедуры Компании;

• функции и задачи подразделений Компании;

• функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;

• свои функциональные обязанности и права;

• свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.

• Должностные обязанности

Цель работы офис-менеджера – максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

Исходя из этого, офис-менеджер:

• Выполняет функции секретаря Компании:

  Документационное обеспечение управления:

• приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;

• фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;

• работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;

• работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;

• организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

• работа с исходящей корреспонденцией (письма,  факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;

• ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;

• оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

• по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;

• по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

• по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

• формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

  Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

  Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

  Организация встречи посетителей и гостей Компании.

  Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

• Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

  Заказ воды по мере необходимости.

  Заказ канцелярии ежеквартально.

  Осуществление подписки на периодические издания.

  Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

  Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

3.    Координирует  и контролирует работу:

- водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);

- курьеров;

- уборщицы.

4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:

- добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять  распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;

- качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

- поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

- эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

- соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

- не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенных  специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.

• Права

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30-2003).

3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.

3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.

3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.

• Ответственность

Офис-менеджер несёт ответственность за:

4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.

4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».

4.4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.

 

 

Должностная инструкция разработана в соответствии с ____________________________

 

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела ___________ _______________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.0000.

 

С инструкцией ознакомлен: __________ ________________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.0000.

            юридическая помощь гражданам                                                             услуги адвоката Ростов на Дону