__________________________________
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
__________________________________
(орган юридического лица (учредители)
_____________________________________________________
(лицо, уполномоченное утверждать должностную инструкцию)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Офис менеджера
00.00.0000 № 00
_________ ___________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
Общие положения
1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.
1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.
1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.
1.5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.
1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
1.8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.
1.9. Офис-менеджер должен знать:
Цель работы офис-менеджера – максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
Исходя из этого, офис-менеджер:
-
приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
-
фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
-
работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
-
работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
-
организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
-
работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
-
ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
-
оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
-
по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;
-
по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
-
по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
-
формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
Организация встречи посетителей и гостей Компании.
Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
3. Координирует и контролирует работу:
- водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);
- курьеров;
- уборщицы.
4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:
- добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;
- качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;
- поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;
- эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;
- соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;
- не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30-2003).
3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.
3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.
3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.
Офис-менеджер несёт ответственность за:
4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.
4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».
4.4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ____________________________
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела ___________ _______________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.0000.
С инструкцией ознакомлен: __________ ________________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.0000.