Должностная инструкция делопроизводителя (вариант 3)

(наименование работодателя)

УТВЕРЖДАЮ

должность лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию

(подпись) (расшифровка подписи) (дата)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 00.00.0000 № 00

Делопроизводителя

 

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ:

1.1. Ведущий специалист по ведению делопроизводства относится к категории специалистов.

1.2. На должность ведущего специалиста по ведению делопроизводства назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы, среднее профессиональное образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование (профильное) и стаж работы от 1 года. Ведущий специалист по ведению делопроизводства должен иметь хорошие навыки работы на персональном компьютере ( знание редакторов Word, Exel в системе Windows).

1.3. Ведущий специалист по ведению делопроизводства назначается и освобождается от должности начальником Управления по представлению ведущего специалиста по кадрам.

1.4. Ведущий специалист по ведению делопроизводства должен знать: - нормативные правовые акты, положения, инструкции и другие методические материалы по ведению делопроизводства; - единую государственную систему делопроизводства; - структуру Управления; - стандарты унифицированной системы организационно – распорядительной документации; -организацию делопроизводства; - порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; - порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; - сроки и порядок оформления архивных дел; - правила эксплуатации вычислительной техники; - основы законодательства о труде; - порядок формирования и ведения банка данных документации (входящей и исходящей) Управления; - средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; - правила и нормы охраны труда; - правила внутреннего трудового распорядка;

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ:

Ведущий специалист по ведению делопроизводства:

2.1 Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы начальника Управления, начальников отделов, руководителей групп, юридической группы, ведущего специалиста по кадрам и главного специалиста административно – хозяйственной группы.

2.2. Обеспечивает своевременный прием, учет, регистрацию и контроль исполнения всей входящей в Управление документации.

2.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения корреспонденции и поручений, взятых на контроль.

2.4. Осуществляет печать и размножение служебных документов.

2.5. Осуществляет своевременную отправку исходящей корреспонденции Управления.

2.6. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.8. Готовит для архивного хранения документальные материалы, законченные делопроизводством, компьютерные банки данных, составляет описи архивных дел.

2.9. Готовит приказы начальника Управления по основной деятельности.

2.10. По представленным начальниками отделов и руководителями групп Управления номенклатурам дел составляет сводную номенклатуру дел Управления.

2.11. Готовит методические материалы и проводит разъяснительную работу с сотрудниками Управления по вопросам правильного оформления и сроков исполнения служебной документации по ведению делопроизводства в отделах.

3. ПРАВА:

Ведущий специалист по ведению делопроизводства имеет право:

3.1. Знакомиться с поступающими в Управление документами, относящимися к сфере своей деятельности.

3.2. Требовать от начальников отделов и руководителей групп Управления соблюдения норм и правил работы с документами.

3.3. Участвовать в обсуждении и решении вопросов, связанных с делопроизводством Управления.

3.4. Вносить руководству Управления предложения о совершенствовании системы делопроизводства в Управлении.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ:

Ведущий специалист по ведению делопроизводства несет ответственность:

4.1. За неисполнение или не надлежащие исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка и Кодекса профессиональной этики работника системы …………………………...

4.3. За несоблюдение Инструкций по охране труда, техники безопасности при работе с ПК, пожарной безопасности.

4.4. За утрату находящихся в его распоряжении документов.

4.5. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.6. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством.

 

Должностная инструкция разработана в соответствии с ____________________________

 

СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического отдела ___________ _______________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.0000.

 

С инструкцией ознакомлен: __________ ________________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.0000.