Должностная инструкция делопроизводителя (вариант 1)

_________________________

(наименование работодателя)

УТВЕРЖДАЮ

_____________________________________________________________

должность лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию

(подпись) (расшифровка подписи) (дата)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

00.00.0000 № 00

Делопроизводителя (ответственного за регистрацию документов)

 

I. Общие положения

1. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, относится к категории технических исполнителей.

2. На должность ответственного за регистрацию документов назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению (заведующего канцелярией . (начальника документационного обеспечения организации)

4. Ответственный за регистрацию документов должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.

4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

4.3. Структуру предприятия и его подразделений.

4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

4.7. Основы организации труда.

4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники

4.9. Законодательство о труде.

4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.11. Правила и нормы охраны труда.

5. Ответственный за регистрацию документов в своей деятельности руководствуется:

5.1. Положением о (канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном . подразделении)

5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.

5.3. Настоящей должностной инструкцией.

6. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, подчиняется непосредственно (заведующему канцелярией (начальнику отдела . документационного обеспечения)

7. На время отсутствия ответственного за регистрацию документов (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

1. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов выполняет работу по следующим направлениям:

1.1. Приемка и регистрация (на карточках, компьютере) подписанные руководством предприятия приказы и указания, докладные записки на имя руководства предприятия и другие внутренние документы с ведением соответствующих картотек.

1.2. Передача докладных записок после их регистрации заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) для доклада руководству организации.

1.3. Размножение (через копировально-множительное бюро) и рассылка (через бюро экспедиции) приказов и указаний на основании списка рассылки, подготовленного подразделением составителем приказа, указания; докладные записки направлять в соответствии с поручениями и резолюциями руководства.

1.4. Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

1.5. Справочная работа по документам.

1.6. Подготовка документов к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей).

1.7. Передача законченных производством дел в архив организации.

2. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, обязан выполнять отдельные служебные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

III. Права Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов имеет право:

1. Вносить на рассмотрение заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.

2. Не принимать исходящие документы от исполнителей, оформленные не в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива предприятия.

3. В пределах своей компетенции сообщать (заведующему канцелярией; . начальнику отдела документационного обеспечения о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

IV. Ответственность Ответственный за регистрацию документов несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

 

Должностная инструкция разработана в соответствии с ____________________________

 

СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического отдела ___________ _______________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.0000.

 

С инструкцией ознакомлен: __________ ________________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.0000.