Должностная инструкция делопроизводителя (вариант 1)
_________________________
(наименование работодателя)
УТВЕРЖДАЮ
_____________________________________________________________
должность лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию
(подпись) (расшифровка подписи) (дата)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
00.00.0000 № 00
Делопроизводителя (ответственного за регистрацию документов)
I. Общие положения
1. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, относится к категории технических исполнителей.
2. На должность ответственного за регистрацию документов назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению (заведующего канцелярией . (начальника документационного обеспечения организации)
4. Ответственный за регистрацию документов должен знать:
4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.
4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
4.3. Структуру предприятия и его подразделений.
4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
4.7. Основы организации труда.
4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники
4.9. Законодательство о труде.
4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.11. Правила и нормы охраны труда.
5. Ответственный за регистрацию документов в своей деятельности руководствуется:
5.1. Положением о (канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном . подразделении)
5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
5.3. Настоящей должностной инструкцией.
6. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, подчиняется непосредственно (заведующему канцелярией (начальнику отдела . документационного обеспечения)
7. На время отсутствия ответственного за регистрацию документов (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
1. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов выполняет работу по следующим направлениям:
1.1. Приемка и регистрация (на карточках, компьютере) подписанные руководством предприятия приказы и указания, докладные записки на имя руководства предприятия и другие внутренние документы с ведением соответствующих картотек.
1.2. Передача докладных записок после их регистрации заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) для доклада руководству организации.
1.3. Размножение (через копировально-множительное бюро) и рассылка (через бюро экспедиции) приказов и указаний на основании списка рассылки, подготовленного подразделением составителем приказа, указания; докладные записки направлять в соответствии с поручениями и резолюциями руководства.
1.4. Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
1.5. Справочная работа по документам.
1.6. Подготовка документов к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей).
1.7. Передача законченных производством дел в архив организации.
2. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, обязан выполнять отдельные служебные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).
III. Права Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов имеет право:
1. Вносить на рассмотрение заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.
2. Не принимать исходящие документы от исполнителей, оформленные не в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива предприятия.
3. В пределах своей компетенции сообщать (заведующему канцелярией; . начальнику отдела документационного обеспечения о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
IV. Ответственность Ответственный за регистрацию документов несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ____________________________
СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического отдела ___________ _______________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.0000.
С инструкцией ознакомлен: __________ ________________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.0000.
