Должностная инструкция секретаря стенографистки
__________________________________
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
__________________________________
(орган юридического лица (учредители)
_____________________________________________________
(лицо, уполномоченное утверждать должностную инструкцию)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Секретаря стенографистки
00.00.0000 № 00
_________ ___________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
I. Общие положения
1. Секретарь-стенографистка относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря-стенографистки назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность секретаря-стенографистки и освобождение от нее производится приказом
директор предприятия по представлению
4. Секретарь-стенографистка должна знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции, другие руководящие и нормативные по ведению делопроизводства.
4.2. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
4.3. Стенографию.
4.4. Машинопись.
4.5. Правила орфографии и пунктуации.
4.6. Порядок расположения материала при печатании различных документов.
4.7. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
4.8. Правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств.
4.9. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
4.10. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.11.
4.12. Основы организации труда.
4.13. Основы законодательства о труде.
4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4.16.
5. Секретарь-стенографистка подчиняется непосредственно руководителю
6. На время отсутствия секретаря-стенографистки (болезнь, отпуск, пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
7.
II. Должностные обязанности
Секретарь-стенографистка:
1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
3. Организует телефонные переговоры руководителя.
4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их содержание до его сведения.
5. Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
7. Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машинке или вводом информации в банк данных.
8. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
9. Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
10. Осуществляет делопроизводство.
11. Принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
12. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
13. Принимает документы на подпись руководителю.
14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
16. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.
17. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
18.
III. Права
Секретарь-стенографистка имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися ее деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе своей деятельности, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
6.
IV. Ответственность
Секретарь-стенографистка несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ____________________________
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела ___________ _______________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.0000.
С инструкцией ознакомлен: __________ ________________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.0000.
